Article 3 – Traitement des Données Personnelles
3.3. Analyses d’impact. Avant de collecter, d’utiliser, de conserver ou de divulguer des Données Personnelles dans un nouveau système ou dans le cadre d’un nouveau projet, nous définissons avec soin les finalités de ce traitement et nous évaluons les risques d’atteinte à la vie privée. Lorsque le traitement des Données Personnelles est susceptible d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés des Personnes Concernées, nous procéderons à une évaluation de l’impact sur la vie privée avant sa mise en œuvre et nous nous abstenons du traitement si cette analyse révèle une incompatibilité avec les principes de la Législation en Vigueur.
3.4. Nous ne prenons pas de décision entièrement automatisée ayant un effet juridique ou un impact significatif sur une personne concernée sur la base d’activité de profilage cette personne, sauf si la loi applicable, l’exécution d’un contrat ou le consentement de la Personne Concernée l’exigent ou l’autorisent, et si des garanties appropriées sont mises en place pour protéger les droits de la Personne Concernée. Nous n’utilisons pas vos données obtenues via l’API de Google Workspace pour créer, entraîner ou améliorer un modèle de machine learning ou d’intelligence artificielle.
3.5. Nous utilisons des technologies de cookies sur le Site Internet pour nous permettre d’évaluer et d’améliorer les fonctionnalités du site et de la Solution. Nous pouvons également utiliser des cookies à des fins publicitaires ou analytiques, sous réserve de votre consentement et selon votre choix, à l’aide de notre outil de paramétrage des cookies. Pour plus d’informations sur la manière dont nous utilisons les cookies, veuillez consulter notre politique de cookies ci-dessous.
Article 4 – Respect des principes de minimisation et d’exactitude
4.1. Nous veillons à ce que les Données Personnelles que nous collectons soient pertinentes, adéquates et non excessives au regard de la finalité du traitement et de son utilisation éventuelle. Cela signifie que seules les informations nécessaires et pertinentes aux fins recherchées peuvent être collectées et traitées.
Article 5 – Mesures de sécurité et de confidentialité
5.1. Nous protégeons les Données Personnelles collectées, utilisées, conservées et divulguées en respectant les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour en assurer la sécurité, l’intégrité et la confidentialité la plus absolue. Des mesures techniques et organisationnelles conformes aux normes de l’industrie sont mises en œuvre pour empêcher toute destruction ou perte accidentelle ou illégale, toute altération, toute divulgation ou tout accès non autorisé, ou toute autre forme de traitement illicite ou non autorisé. Nous mettons en œuvre ces mesures dès les premières étapes de la conception des opérations de traitement, de manière à protéger dès le départ les principes de confidentialité et de protection des données (“Privacy by design”). Par défaut, nous veillons à ce que les Données Personnelles soient traitées pour assurer la protection de la vie privée (par exemple, en limitant leur accessibilité aux seules personnes qui ont besoin d’en avoir accès), de sorte que les Données Personnelles ne soient pas accessibles à un nombre indéterminé ou trop important de personnes (“Privacy by default”).
5.2. Nous choisissons des prestataires de services et partenaires offrant les garanties suffisantes pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles au moins aussi protectrices.
5.3. Nous mettons en place et conservons la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes nos obligations découlant de la Législation en Vigueur.
5.4. Lorsque la Législation en Vigueur le prévoit, nous notifions à l’Utilisateur et à toute Personne Concernée ainsi qu’à l’autorité de contrôle compétente toute violation de Données Personnelles dans les délais légaux requis après en avoir pris connaissance. Nous nous engageons à mettre en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de limiter l’impact de toute violation de Données Personnelles et de faire en sorte qu’elles ne se reproduisent pas.
Article 6 – Pendant combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles?
6.1. Nous conservons les Données Personnelles pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées après quoi nous les archivons pendant la durée de conservation applicable telle que définie dans notre politique de conservation. Les finalités de cet archivage et les durées de conservation correspondantes sont :
● le respect des obligations de conservation légales, comptables et fiscales, soit 10 ans;
● la conservation de preuves pendant les délais de prescription applicables, soit 5 ans au-delà de la durée du contrat qui nous lie à notre Client ou Partenaire ;
● des fins de prospection commerciale, soit 3 ans à compter de la fin de notre relation commerciale avec vous ou à compter de notre dernier contact avec vous ;
● des fins d’envoi de notre newsletter, jusqu’à ce que vous vous désabonniez de notre liste de diffusion ;
● des fins de fonctionnement et de fourniture de la Solution, soit pendant la durée du Compte Utilisateur et du Compte Client, plus 90 jours ;
● des fins de marketing relationnel, soit 3 ans à compter de la fin de notre relation commerciale ou à compter de notre dernier contact avec vous ;
● des fins de traitements d’alertes dans le cas de notre dispositif de lanceur d’alertes, soit un an après la clôture de l’alerte.
● des fins de gestion de notre base client (gestion de la facturation, de notre relation), soit pendant la durée du contrat qui nous lie avec vous ;
● des fins d’amélioration de la prévention et de la détection des fraudes, logiciels malveillants et la gestion des incidents de sécurité, soit pendant la durée du contrat qui nous lie avec notre Client ou Partenaire, plus 10 ans à compter de la fin du Contrat (à l’exception des données relatives à la situation financière des Personnes Concernées qui sont conservées pendant la durée du Compte Utilisateur plus 90 jours);
● des fins de réalisation de statistiques et d’amélioration de la Solution dans le cadre du Traitement Ultérieur défini ci-dessus, soit pendant la durée du contrat qui nous lie avec notre Client ou Partenaire, plus 10 ans à compter de la fin du Contrat.
6.2. Tout Tiers traitant des Données Personnelles pour le compte de Plénitude Groupe ne les conservera que le temps nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées et à d’autres fins compatibles, ce qui peut inclure :
● la participation à la finalité du traitement de Plénitude Groupe applicable telle qu’exposée ci-dessus; ou
● le besoin de se conformer à une exigence légale ou réglementaire et aux lois applicables en matière de prescription;
● la défense contre des actions juridiques ou contractuelles (dans ce cas, les Données Personnelles peuvent être conservées jusqu’à la fin du délai de prescription correspondant ou conformément aux politiques applicables en matière de retenue pour cause de litige).
6.3. Toutes les mesures raisonnables sont prises pour que les Données Personnelles soient conservées sous une forme suffisamment précise et à jour à chaque étape de leur traitement.
6.4. Nous encourageons les Personnes Concernées à nous aider à maintenir à jour vos Données Personnelles en exerçant vos droits, notamment d’accès et de rectification.
Article 7 – Quels sont vos droits en tant que Personne Concernée ?
7.1. Nous sommes réceptifs aux requêtes relatives à vos Données Personnelles et, conformément à la Législation en Vigueur, nous vous donnons la possibilité d’accéder, de corriger, de restreindre et d’effacer vos Données Personnelles. Nous vous permettons également de vous opposer au traitement de vos Données Personnelles et d’exercer votre droit à la portabilité.
7.2. Droit d’accès. Nous fournirons l’accès à toutes les Données Personnelles relatives à une Personne Concernée conformément à la Législation en Vigueur, aux finalités du traitement, aux catégories de Données Personnelles traitées, aux catégories de destinataires, à la durée de conservation des données, aux droits de rectification, de suppression ou de restriction des Données Personnelles consultées le cas échéant, etc.
7.3. Droit de portabilité. Nous pouvons également fournir une copie de toutes les Données Personnelles que nous conservons dans un format compatible et structuré pour permettre l’exercice du droit à la portabilité des données dans la mesure où cela est pertinent au regard de la loi applicable.
7.4. Droit de rectification. Les Personnes Concernées peuvent nous demander de corriger, de modifier, d’effacer toute Donnée Personnelle incomplète, périmée ou inexacte.
7.5. Droit d’effacement. Les Personnes Concernées peuvent demander la suppression de leurs Données Personnelles (i) si ces Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ; (ii) si la Personne Concernée retire son consentement sur lequel le traitement est fondé ; (iii) si la Personne Concernée s’oppose au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime pour le traitement ; (iv) si les Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ; ou (v) si les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis.
7.6. Droit de restriction du traitement. Les Personnes Concernées peuvent également demander à ce que le traitement de leurs Données Personnelles soit limité (i) lorsque la Personne Concernée conteste l’exactitude des Données Personnelles ; (ii) lorsque le traitement est illégal et que la Personne Concernée s’oppose à l’effacement des Données Personnelles et exige plutôt que leur utilisation soit limitée ; (iii) lorsque nous n’avons plus besoin des Données Personnelles, mais que la Personne Concernée en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou (iv) lorsque la Personne Concernée s’oppose à un traitement basé sur l’intérêt légitime, pendant la vérification de l’existence de motifs légitimes pour le traitement.
7.7. Droit d’opposition. Les Personnes Concernées peuvent s’opposer au traitement de leurs Données Personnelles, sauf lorsque nous pouvons démontrer des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés de la Personne Concernée, ou lorsque le traitement est nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
7.8. Droit de retirer le consentement. Lorsqu’un traitement est fondé sur le consentement de la Personne Concernée, celle-ci peut retirer son consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.
7.9. Pour exercer ces droits, les Personnes Concernées peuvent nous contacter directement à l’adresse e-mail suivante : [adresse e-mail de contact]. Nous ferons tout notre possible pour répondre à votre demande dans les meilleurs délais et conformément à la Législation en Vigueur.
Article 8 – Modification de la Politique de Confidentialité
8.1. Cette Politique de Confidentialité peut être modifiée de temps à autre pour refléter des changements dans notre activité ou pour nous conformer à la législation en vigueur. En cas de modification importante, nous vous en informerons par tous les moyens appropriés et nous publierons la version révisée de la Politique de Confidentialité sur notre site web.
8.2. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette Politique pour être informé de tout changement ou mise à jour.dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités exposées dans la présente Politique. Dans ce cas, nos employés et nos filiales s’engagent à respecter la confidentialité de Vos Données Personnelles.
8.2. Les Données Personnelles ne sont divulguées à des Tiers que dans la mesure où il existe une justification légale à ce partage (e.g. la personne concernée a donné son consentement, la divulgation est nécessaire pour exécuter un contrat, Plénitude Groupe poursuit un but légitime qui n’enfreint pas les droits fondamentaux de la personne concernée, y compris le droit à la vie privée). La divulgation est effectuée sur la base d’un “besoin de savoir” strictement limité au regard de la base légale. Si une divulgation est nécessaire pour respecter une obligation légale (par exemple, pour un organisme gouvernemental ou une force de police/un service de sécurité) ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, les Données Personnelles peuvent généralement être fournies tant que la divulgation est limitée à ce qui est légalement requis et, si la loi le permet, la Personne Concernée a été informée de la situation.
8.3. Sous-traitants. Nous nous appuyons sur des fournisseurs de services leaders du secteur pour la gestion des serveurs, de l’hébergement et des infrastructures. Ces services d’hébergement offrent une évolutivité, une disponibilité des données, une sécurité et des performances à la pointe du secteur, avec un plan de continuité des activités documenté.
8.4. Transfert transfrontalier. Afin d’assurer les finalités de traitement décrites dans la présente Politique, Plénitude Groupe peut avoir recours à des prestataires se situant hors de l’Union européenne. Si le transfert a lieu vers un pays tiers dans lequel la législation n’a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat des Données Personnelles, Plénitude Groupe veille à ce que les mesures adéquates soient mises en place conformément à la Législation en Vigueur, et notamment, lorsque nécessaire à ce que des clauses contractuelles types ou des clauses ad hoc équivalentes soient intégrées dans le contrat conclu entre Plénitude Groupe et le sous-traitant ultérieur.
8.5. Enfin, Plénitude Groupe peut être amenée à communiquer des Données Personnelles dans le cadre de réquisitions judiciaires aux autorités administratives et judiciaires compétentes.
8.6. Liens Hypertextes. La Solution et les Sites Internets peuvent contenir des liens hypertextes vers les sites internet de Tiers (notamment de réseaux sociaux et des commerçants partenaires). Nous vous prions de noter que si vous suivez ces liens, les sites internet et services fournis seront régis par leurs propres conditions d’utilisation et politiques de confidentialité. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables de la non-conformité de leurs conditions d’utilisation et politiques de confidentialité à la Législation en Vigueur. Nous vous conseillons de prendre connaissance des politiques de confidentialité et des conditions d’utilisation applicables à ces sites internet avant de fournir vos Données Personnelles et d’utiliser ces sites internet.
Article 9 – Comment traitons-nous les plaintes ?
9.1. Plénitude Groupe est engagée à résoudre les problèmes légitimes de confidentialité des Personnes Concernées. Nous examinons toutes les réclamations liées à une violation de la présente Politique ou de la Législation en Vigueur, potentielles ou réelles, portées à notre connaissance et prendrons toutes les mesures raisonnables pour limiter leur impact.
9.2. Si une Personne Concernée dépose une plainte concernant le traitement de ses Données Personnelles ou celle d’une autre personne et que la plainte n’est pas résolue de manière satisfaisante, Plénitude Groupe coopérera avec les autorités de surveillance de la protection des données appropriées et se conformera aux avis de ces autorités pour résoudre toute plainte en suspens. Si Plénitude Groupe ou les autorités de surveillance de la protection des données déterminent que Plénitude Groupe ou un(e) ou plusieurs de ses employé(e)s ne se sont pas conformées à la présente Politique, Plénitude Groupe prendra les mesures appropriées pour remédier aux effets de cette non-conformité et promouvoir la conformité future.
Article 10 – Application modification de cette Politique
10.1. Plénitude Groupe est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique afin de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique. En cas de modifications significatives des termes de la présente Politique (i.e., relatives aux bases légales, finalités de traitement, ou à l’exercice des droits), Plénitude Groupe s’engage à en informer ses Clients par tout moyen écrit dans un délai minimum de trente (30) jours avant leur date de prise d’effet. Tout accès et utilisation de la Solution passé ce délai seront soumis aux termes de la nouvelle Politique. Toute Personne Concernée dont les Données Personnelles sont dans soumises à la présente Politique reconnaît que l’unique version de la Politique qui fait foi est celle qui se trouve en ligne.
10.2. EN VISITANT LE SITE INTERNET, EN CONTACTANT Plénitude Groupe, EN CRÉANT UN COMPTE CLIENT OU UN COMPTE UTILISATEUR ET PLUS GÉNÉRALEMENT EN UTILISANT LA SOLUTION, VOUS ACCEPTEZ LES TERMES ET CONDITIONS MENTIONNÉS DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE
Contact BPO : BPO@PLENITUDEGROUPE.COM